【コラム】よい議事録とは何か・どうやって書けるようになるのか!?


先日ネット上で以下の記事が話題になっていました!「議事録の書き方」に関する記事ですね。

書き方の基本から時間短縮のコツまで、使える「議事録」の書き方 – はてなブックマークニュース
http://b.hatena.ne.jp/articles/201010/1866

最近個人的に「よい議事録をとるコツ」ってなんだろうと、ふと考えていたのでとてもタイムリーな記事でした。この記事を見ていくつか脊髄反射的にTwitterでつぶやいたことがあるのでそれをまとめて記事にしてみようと思います。

■よい議事録をとる人がいるとプロジェクトが進む!

まず私がなぜ議事録に興味があるのかなんですが、ヒトコトでいえば、「よい議事録をとる人が仲間にいるとプロジェクトが進む」んですよね。

ミーティングが始まると、さっと「私、議事録とります」と名乗り出てくれて、自分がざーっと話したこと等を踏まえて、きっちり文章にしておいてくれる。

これは本当に助かります。いい議事録をとっておくと、次のミーティングも明らかによいものになります。なぜならば、

  • 次のミーティングまでにやるべきことがはっきりする
  • つまり、ミーティングまでに準備することが明確
  • 準備することが明確ということは、次のミーティングのアジェンダも決まったようなもの
  • アジェンダが明確なので、次のミーティングも議論がぶれない
  • 議論がぶれないから、決まることがどんどん決まっていく

という素敵なスパイラルがまわっていきます。加えていうならば、いい議事録をとる人は、決まったことだけではなく、「実現しなかったけど面白いアイデア」もちゃんとメモしてくれるっていうはあるかもしれません。

■いい議事録とそうじゃない議事録

じゃあ「いい議事録とそうじゃない議事録の違い」ってなんなのっていうことなんですよね。もちろん、これはミーティングの種類によると思いますし、一概に言えることではないかもしれません。

感覚的にいうのであれば、よくない議事録とは「大事な情報が書いてないよ!」っていうパターンが1つですよね。ツイッターの反応によると、「話したことを全部そのまま書いても困るよ!」っていうパターンもありました。

要は「情報の過不足のバランス」なんですよね、きっと。「最低限必要な情報はなにか?いらない情報はなにか?」これを瞬時に判断することが求められているというわけですね。これについてもツイッターで反応がありましたが、とっても難しいことですよね。何が重要で、何が重要じゃないかは、背景知識も必要ですし、そのコミュニティのことを知っている必要もあります。

その意味では、「議事録ってなんとなく新人とかがやるもの」と思われがちな気がしますが、実は古参の人がやるべき作業にも思えてきますよね。

■個人的に気をつけていることは何か?

ちなみに僕個人が議事録をとるときに気をつけていることはベタかもしれませんが以下の4点です。

(1)決まったことは何か
(2)決まってはいないけど話題になったことはなにか
(3)だれが何をすべきか(次のアクション)
(4)今後のスケジュールはどうなっているか

とにかくポイントは「終わったことを明確にすること」と、「だれが何をやるのか」をどんどん明確にしていくことかなと。これが最低限重要でなのですが、(2)のように「次の企画のアイデア」につながりそうなものもあって、そういうところをうまくとる人がいるとこれは助かるんですよね。(2)については、それこそプロジェクトの意図や趣旨を良く理解している人じゃないととるのは難しいかもしれません。

■どうやって学んだのか?

ここまで議事録について個人的に思うことを色々書いてきました。まあ偉そうな話をしつつも、実際僕自身は議事録の取り方というのは、だれに教えてもらったわけでもないので、会社とかで勤めたら「なってない!」と怒られるかもしれません(笑)

でも一応自分の場合はどのように学んだのか?ということを振り返ってみようと思います。先ほど僕は議事録はだれにも教えてもらっていないといったんですが、じゃあ完全に議事録の取り方は「自己流」なのかというとそうじゃないと思うんですよね。

考えてみたんですが、僕の議事録の取り方は、指導教員である中原淳先生の影響をかなりうけていると思うんですよね。

というのも僕は学部4年生の頃から、先生のプロジェクトに色々参加していたのですが、先生は議事録は自分でとるんですよね。

しかも、議事録は、パソコンの画面をプロジェクターに出しながら、ミーティングをしつつ、とっていくスタイルなんです。なので、なんとなく「議事録のフォーマットを知っている」というのではなく「議事録ってこういうプロセスで書くんだ」ということをなんとなく知っていたのかもしれません。

つまり、僕の場合は、議事録については「教えてもらった」わけでもなく、「自分で書いて学んだ」わけでもなく、最初は「見て学んだ」気がします。

しかも、僕の場合は、「議事録のフォーマット」だけみていたわけではなく、「会議の進め方とともに議事録の作るプロセス」を見ていたので、議事録をとるときに「何が重要なのか」ということを自然に学べたのかもしれません。

そして、人のを見ていると自分もやりたくなるんですね。そこで初めて「書いた」気がします。しかも、最初は大きなプロジェクトの議事録ではなく、学生だけのミーティングのときとかに議事録をとってみるということをやっていた気がします。その繰り返しでしょうかね。

もちろん、自分が影響を受けている議事録の書き方は中原先生だけではなく、学生さんにもいます。一緒にプロジェクトをやってきた人たちですが、この人たちはどうやって学んだのだろうかと不思議になるくらい、いい議事録を書くので、それはマネをしていました。

■まとめ

さて、議事録についてグダグダと書いてきました。しかしまあ議事録というのはなかなか奥深いものだと思うのですよね。

「ある状況から必要な情報を切り出して文章にする」

というのは、なかなか高度なことのように思います。そして、そこで残された情報は次のミーティングにもいかされるわけなので、プロジェクト全体にとっても重要な役割を担っていると思います。だけど、よい議事録はどうやったらとれるのかっていうことはまだあんまりわかっていないような気もします。

今回の記事は僕が思っていること


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