「時間がきた」以外の理由でミーティングを終わらせることができますか?:効率的なミーティングのために


効率的なミーティングをするためのコツは色々あると思いますが、本質的に必要なのは「ミーティングのゴールは何か」ということを全員が認識しておくことなのではないかと思います。

そんなの当たり前じゃんと思うかもしれませんが、意外にこれがなあなあではじまるミーティングは多いのではないでしょうか。

「何が決まったらミーティングが終わりなのか?」ということが決まっていないミーティングの終わりは「時間がきたのでそろそろ」です。ゴールの状態が決まっていないから「終わり」を決めるのは「時間」であり、「時間がくるまで時間を使う」ということになってしまうのではないかと思います。しかも何も決まらないというのはつらいものです。

一方で「何を決めたら終わりか」が決まっているミーティングは「時間は目安」でしかなく、それが決まったら、決まった瞬間に終わらせることができます。「時間が来たから終わり」ではなく「ゴールを達成できたから終わり」とできると、時間的にもミーティングの意義としても大きいですよね。

もちろん「時間の終わり」が明示されているのはまだマシで「時間の制限もなく、決めるべきことが明確ではないミーティング」というのも世の中にはたくさん存在しているのかもしれません。

実際は「時間の制限ありなし×目的のありなし」の4つのタイプになりそうですね。

・時間も目的もあいまいなミーティング
・時間は決まっているけど目的があいまいなミーティング
・時間は決まっていないけど目的が明確なミーティング
・時間も目的も明確なミーティング

今日こんなことを書いたのは、最近学生に「よいミーティングのやり方」を体感してもらうためにどうしたらよいかを考えているからです。

近年の大学授業では、授業時間外にグループワークをやってもらうことが増えているので、こうしたミーティングのやり方そのものについても大学生は試行錯誤しながら学んでいます。

よいミーティングとはどういうものなのかという感触をつかんでくれると、もっと授業を楽しめて、アウトプットの質も高まってくるのかなと思います。

みなさんはよいミーティングをするためにどんなことを意識されていますか?なにかあったら教えて下さい。

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